Projektmanagement und Administration des field notes Programms

Stellenausschreibung

Grafik zur Ausschreibung

Die initiative neue musik berlin e.V. (inm) sucht ab dem 1. Dezember 2026 Unterstützung für das Projektmanagement und die Administration des field notes Programms im Rahmen einer Elternzeitvertretung.

Die inm – initiative neue musik berlin e.V. bündelt und vertritt als Dachverband der freien Szene der neuen Musik die Interessen der Akteur*innen der zeitgenössischen Musik gegenüber Politik und Verwaltung. Sie ist als Sprachrohr und Partnerin im Dialog etabliert und als Förderinstitution ein wichtiger Bestandteil der Berliner Kulturlandschaft.

Das field notes Programm ist seit 2016 die zentrale Informations- und Beratungsstelle für die zeitgenössische Musikszene Berlins der inm – initiative neue musik berlin e.V. 
Mit seinem breit aufgestellten Informationsangebot aus online Plattform und dem field notes Printmagazin trägt es zur Stärkung der Sichtbarkeit der zeitgenössischen Musik im Berliner Kulturleben bei und präsentiert die Vielfalt der zeitgenössischen Musik in Berlin jedes Jahr mit dem Dachfestival Monat der zeitgenössischen Musik. Zur Weiterbildung und Professionalisierung der Szene bietet field notes mit einer stetig wachsenden online-Plattform kostenfreie Beratungen, Workshops und Informationsveranstaltungen zu Fragen rund um die Arbeit in der Freien Szene an. Mit jährlichen Konferenzen zur zeitgenössischen Musik im globalen Kontext regt es außerdem zur Reflexion über die Rolle der zeitgenössischen Musik in der heutigen Gesellschaft an und vernetzt Berliner Akteur*innen mit einem internationalen Fachpublikum. Als Querschnittsthema setzt sich field notes bei all seinen Aktivitäten zum Ziel, die gesellschaftliche Vielfalt und Themen zur Nachhaltigkeit stärker im Programm, Personal, Publikum und bei den Partnern abzubilden, um (strukturelle) Diskriminierung abzubauen und Nachhaltigkeit zu fördern.

Ihre Aufgaben

Administration:

  • Projektabwicklung, Nachweisführung, Abrechnung einer EFRE- und Landesmittelförderung,
  • Prüfung und Anwendung förderrechtlicher, haushaltsrechtlicher und vergaberechtlichen Bestimmungen,
  • Erstellung des Verwendungsnachweises, Monats-/Quartals- und Jahresabschlüssen,
  • Vorbereitung und Durchführung von Mittelabrufen und Änderungsanträgen,
  • Rechnungsprüfung, selbständige Klärung von Problemfällen in Abstimmung mit Auftragnehmer*innen und/oder intern,
  • Mitarbeit beim Projektcontrolling, Erstellung von Analysen, Soll-Ist-Vergleichen und Überwachung der Einnahmen- und Ausgabenentwicklung,
  • Auftragsvergabe nach Vergaberichtlinien,
  • Erstellung und Pflege von Finanzierungs- und Kostenplänen,
  • Berechnung und Prüfung projektbezogener Personalkosten, Honorare und weiterer projektbezogener Ausgaben.
  • administrative Koordination des field notes Magazins einschließlich Ausschreibungen, Druckabwicklung, Lektorat und Distribution,
  • Koordination von Anzeigenbuchungen und Medienpartnerschaften,
  • Vorbereitung und Vergabe von Aufträgen für Werbemittel und Kommunikationsmaßnahmen unter Beachtung der geltenden Vorgaben,
  • Einsatzplanung und Koordination freier Mitarbeiter*innen, Honorarkräften und externer Dienstleister*innen.

Unser Anforderungsprofil:

  • abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder mehrjährige Berufserfahrung,

  • mehrjährige praktische Berufserfahrung in der Finanzbuchhaltung, idealerweise in einer gemeinnützigen Organisation, einem Verein oder im Kulturbereich,

  • Erfahrung in der Vorbereitung bzw. Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen ist von Vorteil,

  • Erfahrung in der Abrechnung und Dokumentation öffentlich geförderter Projekte, insbesondere von EFRE-Förderungen, ist von Vorteil,

  • sicherer Umgang mit MS Office sowie mit Finanzbuchhaltungs- und idealerweise Kostenrechnungssoftware ist von Vorteil,

  • fundierte Kenntnisse und vertiefte Erfahrungen im Zuwendungs- und Vergaberecht,

  • fundierte Kenntnisse im Bereich Kostenrechnung und Controlling,

  • selbständiges, genaues, strukturiertes und ergebnisorientiertes Arbeiten,

  • Zuverlässigkeit, Belastbarkeit, Eigeninitiative und Kommunikationsstärke,

  • vertrauensvoller und loyaler Umgang mit geschäftsinternen Daten,

  • Deutschkenntnisse C1 von Vorteil.

Was wir bieten:

  • tiefer Einblick in die zeitgenössische Musikszene Berlins,

  • direkter Kontakt zu Künstler*innen und Kurator*innen,

  • selbstständige Arbeit bis hin zur Übernahme von einzelnen kleinen Projekten,

  • Besuch von Konzerten,

  • flexible Einteilung der Arbeitszeiten.

Im Überblick:

  • Zeitraum: ab Anfang Dezember 2026 bis vrs. Ende Januar 2028

  • 26 Stunden pro Woche

  • Vergütung angelehnt an TV-L Land Berlin E11

  • Eine flexible Einteilung der Stunden ist möglich

Wir wertschätzen Diversität und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.


Bei Interesse bitten wir um Bewerbung mit Lebenslauf, einem aussagekräftigen Anschreiben vorzugsweise per E-Mail bis zum 25. Oktober 2026 an info@field-notes.berlin

Bewerbungsgespräche sind vrs. in der KW 44 geplant.